ISO 9001 - REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (Novena parte)
REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN (continuación)
Se debe precisar durante cuánto tiempo será necesario conservar cada tipo de registros, dónde se ubicarán y cómo deshacerse de ellos. En algunos casos, el periodo de conservación viene determinado por requisitos legales o reglamentarios, por requisitos financieros, por posibles demandas de responsabilidad civil o por especificaciones de los clientes.
El archivo de los registros puede realizarse en cualquier formato que sea apropiado (por ejemplo, en copia impresa o electrónica). El almacenamiento tendrá que ser el adecuado para el soporte y debería ser tal que el riesgo de deterioro, desperfecto o pérdida se redujese al mínimo. Resulta útil decidir quién tiene acceso a los registros y con qué facilidad ha de ser posible disponer de éstos.
Sugerencia:
Si se utilizan medios informáticos, existen métodos eficaces para el control documental. Debe garantizarse que la versión disponible en el ordenador en la red es la más reciente. Puede añadirse una declaración en la que se advierta que cualquier ejemplar en papel está incontrolado y que corresponde al lector asegurarse de que el ejemplar de que se trate sea copia de la versión más reciente comprobándolo en el sistema.
Los desarrollos y la evolución de los programas informáticos utilizados para almacenar registros pueden ocasionar dificultades a la hora de leer registros guardados varios años antes. Resulta aconsejable conservar viejos programas informáticos para acceder a estos registros más antiguos o, si no, convertir el archivo al programa informático actual. Es igualmente importante utilizar programas antivirus puestos al día.
La copia de seguridad de registros almacenados electrónicamente forma también parte de la gestión de los registros.
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